Vijf tips om thuiswerkend de samenwerking goed te houden

We horen het steeds vaker van kennissen en vrienden: dat thuiswerken vond ik in het begin echt top maar ondertussen mis ik toch wel echt de contacten met mijn collega’s. Dit hoor jij vast ook zo nu en dan, of je ervaart het wellicht zelf in je werk op dit moment. Uit een onderzoek van Linkedin blijkt dat 40% van de thuiswerkenden sociale isolatie vreest. Er zijn uiteraard voordelen aan thuiswerken (minder reistijd, minder afleiding door collega’s, tijd zelf (efficiënter) indelen, enzovoorts), maar ook de nodige nadelen. In dit artikel een analyse met tot slot vijf tips om de samenwerking op orde te houden, ook in tijden van veel thuiswerken.

Het praatje bij de koffie
Wat wij voornamelijk zien gebeuren in de teams waar we contact mee hebben is dat mensen langzaamaan elkaar meer gaan ontlopen. Wat heel begrijpelijk is want je bent letterlijk meer ‘op jezelf’ aan het werk als je het grootste deel van de tijd thuis zit. De contactmomenten die er nog wel zijn, gaan dan over het algemeen alleen nog maar over de taak: een online vergadering met het team, één op één contact met een collega over een gezamenlijk project, contact met klanten en eventuele leveranciers. En dit heeft gevolgen voor de samenwerking.

Wat veel minder gebeurt is het praatje bij de koffieautomaat, even een checkvraag stellen aan een collega, het weekend voor- of nabespreken, gesprekken over persoonlijke ontwikkeling, een toevallig opgevangen gesprek tussen collega’s waaraan je kunt bijdragen. En juist dat gemis zorgt ervoor dat het steeds lastiger wordt om de samenwerking te laten groeien. Stilstand wordt zo achteruitgang. Want het vertrouwen en de verbinding die zo noodzakelijk zijn om tot goede feedback, gezamenlijke doelen, verantwoordelijkheid en flow te komen, daar wordt niet of weinig in geïnvesteerd wanneer je veel thuis werkt.

Veel WAT, weinig WAAROM
Als we de ijsberg daar als metafoor naast leggen, dan zien we dat de meeste werkzaamheden die prima online en op afstand kunnen zich bevinden op het ‘WAT’ niveau: boven water. En in online meetings gaat het vaak over het WAT en het HOE. Maar juist onder water, daar waar het gaat over missie, motivatie, persoonlijke ontwikkeling, overtuigingen, kortom het WAAROM, daar vindt echte verbinding tussen mensen plaats.

Teams die al goed in het samenwerken zaten voordat corona en het vele thuiswerken begonnen, zullen het over het algemeen gemakkelijker hebben omdat er al meer onderlinge verbinding was. Die moeten de verbinding vervolgens uiteraard nog wel onderhouden. Maar als je team nog redelijk nieuw is, of om een andere reden al wat meer op afstand van elkaar stond, dan is het extra lastig om juist nu die verbinding op te zoeken. En hoe zorg je ervoor dat een nieuwe collega zich onderdeel van het team gaat voelen als je elkaar misschien nog nooit in het echt hebt gezien? En dan hebben we het nog niet eens over teams waarin een zeker wantrouwen leeft. Want veel van het ‘wat’ bij de ijsberg zien we thuis niet meer. Wat doet die collega eigenlijk thuis, nu je dat op het werk niet meer kunt zien? Heeft hij het echt zo druk?

De risico’s van ontlopen
Heel begrijpelijk dus dat we in deze periode met regelmaat vervallen in het ontlopen of een lichte irritatie voelen opkomen, maar ons inhouden. Hier schuilen meerdere risico’s: het leidt gemakkelijk tot minder werkplezier en motivatie, het kan de persoonlijke en professionele ontwikkeling in de weg staan en feedback (de snelle groeimachine) blijft te vaak achterwege. Je wilt niemand tot last zijn en ja, hoe zal je collega jouw feedback online opvatten? Als feedback of kritiek? Daarnaast, als ik me nog langer blijf inhouden, kan ik de feedback dan nog wel geven zonder geïrriteerd te zijn? Kan mijn collega mijn feedback straks nog wel positief ontvangen als die uit irritatie wordt gegeven?

Persoonlijk leiderschap
Het vraagt dus om een extra inspanning om op afstand van elkaar toch tot goede samenwerking te (blijven) komen. Dit vraagt persoonlijk leiderschap van alle teamleden. Je moet de diepgang in het contact zoeken (juist als je elkaar niet ziet) en je in positieve zin blijven uiten.

• Spontaan: blijf spontane dingen doen, juist nu zoveel contactmomenten bewust gepland worden.
• Humor: blijf relativeren, maak het leuk, daag elkaar uit.
• Persoonlijk: zorg dat je niet alleen zakelijke contactmomenten hebt maar blijf ook verbinding zoeken ‘onder water’.

Vijf concrete acties die je kunt ondernemen

1. Organiseer – wanneer dat mag volgens de landelijke coronarichtlijnen – zo snel mogelijk een (coronaproof) teamdag. Met vooral de focus op bijpraten, elkaar (weer) beter leren kennen, zorgen en frustraties delen en van elkaar horen hoe je de afgelopen maanden hebt ervaren (zowel werk als privé). En als je daar naar jullie gevoel voldoende tijd aan hebt besteed, kun je uiteraard ook vooruitkijken naar wat jullie als team van elkaar nodig hebben de komende maanden. Heb het vooral niet te veel over de inhoud!
2. Bel minimaal één keer per week een collega om eens gewoon bij te praten, niet over werkinhoudelijke zaken, maar over alle andere dingen. Ter vervanging van de momenten die er op het werk bij het koffieapparaat of in de lunchpauze ontstaan.
3. Blijf successen vieren, verras je team met een kleine attentie, online gekocht en thuis bezorgd.
4. Blijf elkaar (zo persoonlijk mogelijk) waardering geven, ook voor kleine dingen.
5. Met tip 2, 3 en 4 als ondersteuning: blijf investeren in het geven van feedback! Wanneer je kansen tot verbetering of irritaties voor je houdt, ontneem je jezelf en het team de mogelijkheid om te groeien. En de kans is groot dat je frustratie en wantrouwen dan alleen maar toenemen. Deel het met elkaar, met het gezamenlijke doel voor ogen, omdat je het elkaar gunt. Beter worden doe je samen.