Samenwerkend vergaderen

Vergaderen: vrijwel iedereen heeft er met enige regelmaat mee te maken. Sommigen houden ervan en ervaren het als nuttig, maar vaker nog horen we mensen klagen over ‘te veel’ en ‘nutteloze’ vergaderingen. Hoe zit het bij jullie met de vergadercultuur? Tijdverspilling of een waardevol onderdeel van het bedrijfsproces?

In deze blog enkele uitgangspunten, vier belangrijke stappen en een check voor een samenwerkende vergadering!

Uitgangspunten

Om een vergadering samenwerkend en nuttig te laten verlopen is het belangrijk dat mensen actief deelnemen. Dit vraagt een goede voorbereiding, inzet van alle aanwezigen en goede leiding. Op de Schaal van Samenwerking verwachten we in een samenwerkende situatie actief gedrag van mensen, in een gelijkwaardige setting. Deelnemers zijn niet gelijk, maar wel gelijkwaardig waar het om hun inbreng gaat. De visie van de directeur is belangrijk en ook de opmerking van de jongste medewerker over zijn of haar twijfels ergens bij. Het gaat om de interactie met elkaar.

Hoe groter de groep, hoe gemakkelijker het wordt om actieve deelname te ontlopen. Daarnaast zien we in de praktijk maar al te vaak dat er te veel vergaderingen gepland worden, waardoor mensen de tijd niet hebben/nemen om ze goed voor te bereiden, waardoor je in de vergadering nog niet tot concrete besluiten kunt komen en er dus nog een vergadering gepland moet worden. En zolang degenen die de vergaderingen bijwonen en leiden dit laten gebeuren, kan deze cirkel zich blijven herhalen.

Op de Schaal zien we in de wereld van het samenwerken de posities ‘duidelijkheid creëren’, ‘feedback’ en ‘borgen’. In een samenwerkende setting is het duidelijkwaarom we vergaderen, met wie, wanneer en wat er van eenieder verwacht wordt.

Stap 1: Met wie vergaderen we en wat wordt er van de aanwezigen verwacht?

Moet elke vergadering met het hele team plaatsvinden? Moet iedereen bij elk agendapunt aanwezig zijn? Durf hierin keuzes te maken! Die keuzes ontlopen en altijd maar met het hele team (onvoldoende voorbereid) in een vergadering zitten geeft weinig energie en leidt zelden tot gedragen besluiten. Wat wordt er aan voorbereiding verwacht? En wat als iemand onvoorbereid naar de vergadering komt? Onvoorbereid naar een vergadering komen maar toch mee willen praten over het onderwerp leidt regelmatig tot frustratie bij degenen die zich wel hebben voorbereid en zorgt vaak voor onnodig lange discussies op inhoud die vooraf gelezen had moeten worden.

Stap 2: het vergaderdoel is duidelijk

Vervolgens kan per vergaderpunt worden bekeken wat er nodig is: Beeldvorming, Oordeelsvorming of Besluitvorming? In het geval van besluitvorming moet duidelijk zijn hoe en waarover een besluit genomen gaat worden. In het geval van oordeelsvorming moet helder zijn waarover een mening wordt gevraagd en wat daarmee gedaan gaat worden. Hebben de meningen echt gewicht of is er vooral input nodig voor een besluit dat ergens anders genomen gaat worden?

In het geval van beeld- en oordeelsvorming ligt er een gedeelde verantwoordelijkheid voor zowel de deelnemers als de leiding van de vergadering om ervoor te zorgen dat iedereen gehoord kan worden. Soms helpt het hier een bewuste keuze te maken in de volgorde van spreken, bijvoorbeeld de meest senior personen spreken als laatste, om de kans te vergroten dat iedereen zijn/haar oprechte mening geeft.

Feedback in een vergadering kan ook een ‘doelgerichte discussie’ of ‘constructief conflict’ zijn. Er is daarbijoog voor het teambelang en het taakbelang. En iedereen heeft het gevoel vrijuit te kunnen spreken en zijn of haar mening eerlijk te mogen geven. En kan er van op aan dat er vanuit nieuwsgierige interesse naar elkaar geluisterd wordt. Zo’n discussie kan tijdens de vergadering plaatsvinden, maar voor sommige mensen werkt het beter om hun mening vooraf of achteraf onder vier ogen te bespreken. Voor de één is dit een omweg, voor de ander betekent dit ‘ook’ gehoord te zijn.

Stap 3: iedereen is voldoende gehoord

Een besluit nemen vraagt om een check richting het doel en of iedereen gehoord is. Heeft de groep een oordeel kunnen vormen? Pas wanneer iedereen het gevoel heeft goed gehoord te zijn en klaar is voor een oordeel, ga je door naar het proces van besluitvorming. Succesvolle teams wegen het oordeel van een minderheid zwaar. Is er een aanpassing mogelijk zodat iedereen gecommitteerd mee kan? Juist de afwijkende meningen zijn belangrijk want die maken de uiteindelijke uitkomst beter! Deze mix van ‘je mening telt’ en ‘hoe kunnen we rekening houden met deze tegenwerping’ zorgt dat moeilijkheden actief worden omgevormd in mogelijkheden.

Ook dit proces kan gemakkelijk ontlopen worden als moeilijkheden wel gezien worden maar niet op tafel komen. Het gevolg: een prachtig besluit, maar geen volledige commitment van het hele team. En dan is het nog maar de vraag of het besluit ook uitgevoerd gaat worden…

Stap 4: besluiten worden geborgd

Borgen is dan de laatste uitdaging. Het betekent vormgeven aan de acties die volgen op het door iedereen gedragen besluit. Als we ‘X’ hebben besloten, wat betekent dat dan voor persoon A, afdeling B, de klant, enzovoorts? Wie is waarvoor verantwoordelijk en wanneer komen we erop terug? Welke resultaten verwachten we wanneer? Wie denkt ergens hulp bij nodig te hebben? En wanneer evalueren we en stellen we eventueel het besluit bij? Wanneer een besluit op deze manier wordt genomen en vorm krijgt, zal er draagvlak voor komen en gaan mensen ook zeker hun best doen om het waar te maken.

De laatste check: je gaat met energie weg uit de vergadering!

Een goed en gedragen besluit geeft energie: je bent voldoende gehoord, moeilijkheden zijn benoemd en er is een richting gekozen. De stip op de horizon is helder en daagt uit. Als er druk op het team komt te staan en iedereen weet wat hem of haar te doen staat, dan ontstaat flow, een gevoel te willen waarmaken wat afgesproken is.