Samenwerken kan niet zonder communicatie!

Op de Schaal van Samenwerking hebben we het vaak over ‘praten met’ en ‘feedback’ als noodzakelijke stappen om tot meer samenwerking te komen. Dit zijn vormen van interactie waarbij communicatie een essentiële rol speelt. En juist deze interactie maakt het in de praktijk een stuk complexer dan zomaar een paar stappen op de Schaal. Immers, wat door de ene communicatiestijl als ‘overbodig’, ‘tijdverspilling’ en ‘er slap omheen lullen’ wordt ervaren, is voor een andere stijl juist noodzakelijke communicatie om tot afstemming en verbinding te komen alvorens het over de kern van de zaak te hebben. Wat voor de één ‘concreet’ en ‘to the point’ is, kan voor een ander ‘te kort door de bocht’ zijn. En je zult vast herkennen dat je aan de een directe feedback ‘op de man af’ kunt geven, terwijl je bij een ander veel meer op je woorden let. In onze trajecten om samenwerking te verbeteren komt dan ook regelmatig een training communicatiestijlen voorbij om hier meer begrip voor te ontwikkelen. Communiceren met stijl is dan ook een voorwaarde om tot een goede en respectvolle samenwerking in een team te komen. In dit artikel de belangrijkste lessen uit deze trainingen plus een aantal tips.

Welk model over communicatiestijlen je ook gebruikt (DISC, InsightsDiscovery, ManagementDrives, MBTI, enz.), ze hebben allemaal gemeen dat ze kijken naar verschillen in voorkeur van communicatie en denken van mensen. Mensen vinden verschillende dingen belangrijk, hebben verschillende angsten en uiten dat op verschillende manieren.

Wanneer er wederzijds begrip is en men elkaar aanvult, zorgen juist die verschillen voor zeer goed presterende teams. Wij zien dat in alle goed samenwerkende teams de verschillende stijlen met elkaar in balans zijn – ze dragen allemaal evenredig bij – en mensen elkaar daarin aanvullen en in hun kracht zetten. Al dan niet doordat het team een training in communicatiestijlen heeft gevolgd.

Wij maken gebruik van een model waarin we vier communicatiestijlen onderscheiden:

• Regisserend gedrag houdt de focus op resultaten. Men neemt beslissingen.
• Motiverend gedrag probeert uit. Men experimenteert en leert van gemaakte fouten.
• Zorgend gedrag gebruikt gevoel. Men zorgt voor saamhorigheid en een goede sfeer zodat een samenwerking stabiel en het leerproces gaande blijft.
• Onderzoekend gedrag denkt na en analyseert: is het wel juist en rechtvaardig en kloppen de feiten?

Succesvolle teams hebben ieders communicatiestijl ingeschakeld voor het werkproces. Teamleden wisselen ook zelf van communicatiestijl en schakelen elkaar daarbij in. Beslissers helpen beslissen en het doel in het oog te houden, doeners nemen het initiatief te experimenteren en betrekken anderen daarbij. Sociale omgang en zorg voor elkaar worden gestimuleerd en men vergeet niet om na te denken, feiten te checken en processen werkend te houden. Het team draait als een raderwerk, waarin ieder zijn plek neemt.

Wanneer de boel onder druk komt te staan en de verschillen juist voor onbegrip en conflict zorgen kan een goede samenwerking ‘omslaan’.

Te veel druk kan voor zand tussen de raderen zorgen. De verschillende voorkeurstijlen laten dan ‘overleefgedrag’ zien waardoor het raderwerk steeds verder beschadigd raakt. Wanneer datgene waar een stijl primair de focus op heeft niet meer tot uiting komt binnen het team, zal gedrag om dat wel voor elkaar te krijgen in een ‘overdrive’ komen. Wat uiteindelijk juist voor meer afstand zorgt.

In plaats van een feedbackproces ontstaat er kritiek en dat werkt verdere druk in de hand. Men raakt gemakkelijk gevangen in z’n eigen voorkeurstijl en kan niet meer van stijl wisselen. Wat een raderwerk was, loopt vast.

• Regisserend gedrag wordt dan dwingend, bang om resultaten mis te lopen.
• Motiverend gedrag ontspoort in manipulatie, bang om niks meer te kunnen proberen en invloed te verliezen.
• Zorgend gedrag praat dingen goed en dekt toe, bang om anders de relatie te beschadigen.
• Onderzoekend gedrag vertrouwt het niet langer en ontwijkt de actie, bang om fouten te maken.

Hoe krijg je zo’n vastgelopen raderwerk weer tot een werkend systeem? Eerst komt dan de vraag: werken we nog wel aan dezelfde agenda? Of heeft ieder door de druk een eigen agenda gekregen? Ook hier geldt dat de sleutel tot succes gelegen is in het zoeken naar verbinding en op tafel krijgen van wat er in de weg zit. Eerst moet het zand eruit. Benoemen wat er nog wel goed gaat, ook al is het resultaat ondertussen op een dieptepunt. Vanuit de overeenstemming over wat goed gaat, kun je verder oplossingsgericht de fouten opsporen en herstellen. Waardering en erkenning van elkaars harde werken geeft de ruimte om elkaar ook op onvolkomenheden aan te spreken. Per communicatiestijl is daarbij het volgende belangrijk om te onthouden:

• Heeft je collega een regisserende voorkeur? Draai er dan niet omheen. Je kunt iemand direct aanspreken, ook in het openbaar. Doe het resultaatgericht, eventueel gemaakte fouten worden daarmee leermomenten.
• Heeft je collega een motiverende voorkeur? Formuleer dan toekomstgericht in termen van ‘wat er te doen staat’. Vergeet niet te waarderen wat er wel goed gaat en roep deze collega te hulp. Mensen zijn waardevol, een collega met een motiverende stijl wil dat ook spontaan en gemeend van je horen.
• Heeft je collega een zorgende voorkeur? Vergeet dan niet de samenhang ‘het wij-gevoel’ te noemen. Vraag of het goed is om feedback te delen, maak dan een afspraak, geef je feedback in verbinding met het grote geheel en onder vier ogen.
• Heeft je collega een onderzoekende voorkeur? Maak een afspraak en meld dat je feedback wilt geven. Een goede voorbereiding maakt je feedback betrouwbaar. Geef je feedback gedetailleerd, onder vier ogen en neem er de tijd voor. Door een afspraak te maken geef je de collega de gelegenheid om zich goed op het gesprek voor te bereiden.

Wanneer het lukt om elkaar op die manier aan te spreken en in te schakelen kunnen wonderen verricht worden. Hoe meer ieders stijl tot zijn recht komt, hoe beter men elkaar aanvult en hoe makkelijker het voor iedereen wordt om ook af te stemmen op de stijl van de ander.

Dit alles draagt bij aan een samenwerkende sfeer. En het team zal meer bereiken dan men ooit had durven dromen!